Procedura di segnalazione [Whistleblowing]

1. SCOPO E AMBITO DI APPLICAZIONE

1.1 FINALITÀ

Con il termine Whistleblowing si fa riferimento alla rivelazione spontanea da parte di un soggetto segnalante, che prende il nome di “whistleblower” o “Segnalante”, di un illecito che leda l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente commesso all’interno del contesto lavorativo e di cui lo stesso si trovi ad essere testimone.

Il decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (di seguito, il “Decreto”), attuativo della Direttiva UE 2019/1937, persegue la finalità di rafforzare la protezione delle persone segnalanti ed estendere l’ambito di tutela della riservatezza a ulteriori soggetti, diversi dal Segnalante, che tuttavia potrebbero essere destinatari di ritorsioni, intraprese anche indirettamente, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione e/o del particolare rapporto che li lega al Segnalante. Il Decreto prevede, altresì, che possano essere effettuate segnalazioni anonime.

La presente policy disciplina le modalità con cui Specialcavi Baldassari S.r.l. (di seguito “la Società”) recepisce la normativa in tema di Whistleblowing e descrive il processo di gestione delle segnalazioni, pervenute al canale interno da parte di chiunque si trovi a conoscenza di atti e/o fatti, anche solo potenzialmente, contrari alla legge e alle normative interne aziendali.

1.2 DESTINATARI

Sono destinatari delle tutele e della protezione garantite dalla normativa:

• Lavoratori subordinati;

• Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso l’ente;

• Fornitori, subfornitori e dipendenti di questi;

• Liberi professionisti e consulenti;

• Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;

• Azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto;

• Coloro che ancora non hanno un rapporto giuridico con l’ente (in fase di trattative precontrattuali), nonché coloro il cui rapporto sia cessato o che siano in periodo di prova.

In ragione dell’estensione dell’ambito di applicazione soggettiva della normativa di riferimento, sono altresì destinatari delle tutele e della protezione garantite dalla normativa:

• Facilitatore, persona fisica che assiste (fornisce consulenza o sostegno) il Segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo;

• Persone del medesimo contesto lavorativo del Segnalante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado;

• Colleghi di lavoro che lavorano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente;

• Enti di proprietà del Segnalante, in via esclusiva o in compartecipazione maggioritaria di terzi, del Segnalante;

• Enti presso i quali il Segnalante lavora;

• Enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del Segnalante.

2. OGGETTO DELLA SEGNALAZIONE

Possono costituire oggetto di segnalazione informazioni sulle violazioni di specifiche normative nazionali e dell’Unione Europea. Non esiste un elenco tassativo di reati o di irregolarità che possono costituire l’oggetto del whistleblowing; vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi o irregolarità, consumati o tentati, a danno dell’interesse pubblico o dell’integrità dell’ente.

Saranno, pertanto, segnalabili violazione che riguardano comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente e che consistono in:

1. Illeciti amministrativi;

2. Illeciti rilevanti ai sensi del d.lgs. 231/2001;

3. Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali (non già disciplinati in via obbligatoria);

4. Atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea di cui all’art. 325 del TFUE (ad esempio, frodi e attività illegali);

5. Atti ed omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’art. 26, paragrafo 2 del TFUE (ad esempio, frodi del bilancio dell’Unione Europea e attività corruttive);

6. Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o le finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea nei settori indicati nei numeri 3), 4) e 5).

Si precisa che, secondo quanto previsto dal Decreto, la protezione e le tutele previste dalla normativa non si applicano alle segnalazioni relative a:

• Contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona Segnalante o che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro;

• Violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione Europea o nazionali (a titolo esemplificativo: servizi finanziari, riciclaggio e terrorismo, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, tutela dei consumatori);

• Violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione Europea.

I soggetti segnalanti dovranno assicurarsi che la segnalazione sia il più possibile circostanziata e che le informazioni relative al soggetto segnalato quale autore potenziale dell’illecito siano tali da consentirne l’identificazione e l’attribuzione dei fatti segnalati. è possibile allegare documenti alla segnalazione a dimostrazione della veridicità e della fondatezza dei fatti segnalati. 

Nel caso di segnalazione generica, non contenente informazioni sufficienti per l’avvio delle attività di indagine, il Gestore dovrà richiedere al Segnalante – mediante l’apposita Piattaforma – di fornire maggiori dettagli. Qualora non sia possibile contattare il Segnalante ovvero lo stesso non fornisca ulteriori dettagli entro quindici giorni lavorativi dalla richiesta, il Gestore procederà ad archiviare la segnalazione.

3. CANALI DI SEGNALAZIONE

La disciplina prevista dal Decreto prevede che siano messi a disposizione del whistleblower tre canali di segnalazione:

• Il canale interno, attivato dalla Società;

• Il canale esterno, predisposto da ANAC;

• Le divulgazioni pubbliche, tramite stampa o social media.

La normativa prevede che, in via prioritaria, i segnalanti utilizzino il canale interno e, solo al ricorrere di determinate condizioni, possano effettuare una segnalazione esterna o una divulgazione pubblica.

3.1 CANALE INTERNO

La Società mette a disposizione dei dipendenti e degli stakeholders esterni un canale di segnalazione accessibile al link posto nella apposita sezione Whistleblowing all’interno della sezione "Sostenibilità" del sito web www.specialcavi.it che condurrà direttamente alla Piattaforma informatica dedicata alla ricezione delle segnalazioni “LEGALITY WHISTLEBLOWING – Segnalazione illeciti” (di seguito, anche la “Piattaforma”) progettata e sviluppata dal fornitore DigitalPA. È possibile raggiungere la piattaforma al seguente link: Piattaforma Whistleblowing.

La Piattaforma informatica eroga il servizio in S.a.a.S., garantendo la terzietà del sistema, ed è accessibile tramite la rete internet esclusivamente attraverso il protocollo HTTPS; i dati vengono cifrati sia in fase di trasmissione, tramite il suddetto protocollo, sia in fase di memorizzazione, tramite un avanzato sistema di cifratura, offrendo la massima tutela a protezione dell’identità del segnalante. 

Una volta effettuato l’accesso alla Piattaforma sarà possibile scegliere di effettuare una segnalazione scritta o vocale e consultare il Manuale del segnalante all’interno del quale sono presenti informazioni dettagliate su come effettuare una segnalazione e indicazioni per preservare la privacy e la sicurezza delle informazioni condivise.  

La Piattaforma consente di effettuare una segnalazione “riservata” inserendo i propri dati (indirizzo e-mail e password) in fase di registrazione oppure indicando i dati personali nel form di segnalazione, senza tuttavia effettuare alcuna registrazione; in tal caso, i dati del segnalante rimangono separati dalla segnalazione. La segnalazione verrà inviata al Responsabile in forma anonima e, soltanto in caso di necessità, questi sarà in grado di associare la segnalazione ai dati del segnalante e visualizzarne l’identità, con contestuale notifica al soggetto segnalante. 

La Piattaforma consente, altresì, di effettuare una segnalazione “anonima”: in tal caso non sarà in alcun modo possibile risalire all’identità del segnalante poiché non saranno presenti i suoi dati personali. A tal proposito, ove il segnalante voglia preservare l’anonimato si invita a rimuovere qualsiasi riferimento all’identità del segnalante dall’oggetto della segnalazione e dagli eventuali allegati. 

Al termine della procedura di segnalazione, al segnalante viene rilasciato un numero di ricevuta che identifica la sua comunicazione e che lo stesso dovrà utilizzare successivamente per visionare all’interno della Piattaforma lo stato di avanzamento della sua segnalazione. 

Non dovranno essere aperte più segnalazioni per lo stesso fatto. Eventuali integrazioni dovranno essere inserite all’interno della medesima segnalazione. 

La Società adotta ogni misura atta a impedire la tracciabilità delle connessioni provenienti dalla rete aziendale, tuttavia, per una maggiore garanzia, si raccomanda al Segnalante di effettuare la segnalazione da un dispositivo personale tramite rete privata non aziendale. 

3.1.1. Personale interno deputato alla gestione delle segnalazioni

Il Personale interno deputato alla gestione delle segnalazioni (il “Gestore”) è competente a ricevere e a gestire le segnalazioni in considerazione delle competenze professionali e delle funzioni ricoperte. Nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza compie ogni attività ritenuta opportuna per la valutazione della segnalazione, inclusa l’audizione dei soggetti che possono riferire sui fatti segnalati.

3.1.2. Fase di istruttoria e indagini interne

Il Gestore riceve le segnalazioni tramite la Piattaforma e rilascia un avviso di presa in carico al Segnalante entro sette giorni dalla data di ricezione. Contestualmente, si instaura un canale di comunicazione tra il Segnalante e il Gestore per eventuali richieste o integrazioni. In ragione di ciò, il Segnalante deve accedere regolarmente alla Piattaforma e monitorare lo stato dell’istruttoria inserendo il numero di ricevuta rilasciato al termine della compilazione del form di segnalazione.

Il Gestore, nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, potrà decidere, al fine di dare diligente seguito alle segnalazioni, di coinvolgere dei Collaboratori (es. altre strutture aziendali, soggetti terzi specializzati), anch’essi specificamente formati e autorizzati, per verificare:

• che il Segnalante rientri tra i soggetti qualificati ad effettuare una segnalazione;

• che la violazione rientri tra quelle segnalabili;

• la fondatezza della segnalazione, archiviandola se infondata, procedendo con le indagini interne se ritenuta fondata.

Il Gestore fornirà riscontro alla segnalazione entro tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.

Nell’ambito delle indagini interne, al fine di verificare la fondatezza delle segnalazioni e la veridicità dei fatti segnalati, il Gestore può analizzare le banche dati per individuare possibili collegamenti tra Segnalato e terzi; raccogliere documenti aziendali rilevanti; analizzare i device assegnati al Segnalato per verificare la sussistenza di prove a conferma della segnalazione, come e-mail o messaggi, secondo quanto previsto dal Regolamento aziendale per l’utilizzo dei dispositivi informatici; effettuare interviste a persone che possono riferire informazioni impattanti per provare le violazioni segnalate; rendersi disponibile a un incontro diretto con il Segnalante, informando il Segnalante in relazione al luogo e alle modalità di svolgimento dell’incontro diretto.

Ai fini dell’attività di verifica, il Gestore può conferire mandato di approfondimento a Uffici specialistici e/o a soggetti terzi, avendo cura di:

• conferire mandato formale, definendo il perimetro di azione e precisando le informazioni che intende ottenere dall’approfondimento richiesto;

• omettere qualsiasi informazione che possa, anche indirettamente, ricondurre all’identità del Segnalante;

• omettere qualsiasi informazione relativa al Segnalato, laddove non strettamente necessaria al corretto svolgimento dell’incarico affidato;

• ribadire al soggetto incaricato l’obbligo di riservatezza dei dati trattati (nel caso di soggetti esterni alla Società detto obbligo dovrà essere formalizzato nel contratto di prestazione di servizi).

Per una completa trasparenza del processo, le segnalazioni archiviate come non rilevanti sono annotate riportando l’oggetto della segnalazione e le motivazioni per cui non si è proceduto con le successive indagini.

3.2 ALTRI CANALI DI SEGNALAZIONE

È possibile, al ricorrere di particolari condizioni indicate nel Decreto, procedere all’utilizzo di altri canali di segnalazione: il canale esterno predisposto da ANAC e la divulgazione pubblica.

3.2.1. Segnalazione esterna

Il Segnalante può effettuare una segnalazione attraverso il canale esterno attivato da ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione) se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

1. non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto stabilito dalla normativa;

2. il Segnalante ha già effettuato una segnalazione interna seguendo la procedura stabilita dalla propria organizzazione ma la stessa non ha avuto seguito;

3. il Segnalante ha fondati motivi per ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare un rischio di ritorsione;

4. il Segnalante ha fondato motivo per ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le segnalazioni esterne sono effettuate in forma scritta tramite la piattaforma informatica messa a disposizione dall’ANAC oppure in forma orale attraverso linee telefoniche o sistemi di messaggistica vocale ovvero, su richiesta del Segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole. Le modalità di gestione delle segnalazioni sono state stabilite all’interno del Regolamento ANAC adottato con delibera n. 301 del 12 luglio 2023. La segnalazione esterna presentata ad un soggetto diverso dall'ANAC è trasmessa a quest'ultima, entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, dando contestuale notizia della trasmissione al Segnalante.

3.2.2. Divulgazione pubblica

Il Segnalante ha facoltà di effettuare una divulgazione pubblica al ricorrere di una delle seguenti condizioni:

• il Segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini previsti;

• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;

• il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l'autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

4.  CONSERVAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

I dati e la documentazione eventualmente allegata alla segnalazione saranno conservati per il tempo necessario alla gestione e alla valutazione della segnalazione, comunque non oltre il termine di cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

5.  TUTELA DEL SEGNALANTE

L’identità del Segnalante e degli altri soggetti ai quali la normativa in materia di whistleblowing estende l’ambito di tutela non potrà essere rivelata a persone diverse dal Gestore se non specificamente autorizzate.

Le misure adottate a garanzia della riservatezza del soggetto segnalante non si limitano a proteggere i dati identificativi, ma anche tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa evincere, anche indirettamente, la sua identità. Un eventuale disvelamento dell’identità del Segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni o comunque autorizzate avverrà con il consenso espresso del Segnalante.

La Società si impegna a garantire la protezione da qualsiasi atto di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, diretto o indiretto, nei confronti del Segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla segnalazione. Tutto il personale coinvolto, a qualsiasi titolo, nelle diverse fasi afferenti alla gestione delle segnalazioni è tenuto a garantire il massimo livello di riservatezza sui contenuti delle medesime e sulle persone coinvolte nella segnalazione.

La tutela del Segnalante non potrà essere garantita qualora sia accertata l’infondatezza e il carattere diffamatorio della segnalazione, configurando in tal modo un comportamento doloso del Segnalante.

6.  PROTEZIONE DALLE SEGNALAZIONI DIFFAMATORIE E TUTELA DEL SEGNALATO

Al fine di tutelare la dignità, l’onore e la reputazione di ognuno, la Società si impegna ad offrire massima protezione dalle segnalazioni diffamatorie.

In tale contesto, qualora al termine della fase di verifica della segnalazione, ne venga accertata l’infondatezza ed il contestuale dolo e/o colpa grave del Segnalante, la Società intraprenderà idonee iniziative a tutela propria e dei propri dipendenti.

La Società adotta analoghe forme di tutela a garanzia della privacy del Segnalante anche per il presunto responsabile della violazione, fatte salve le previsioni di legge applicabili.

7.  MISURE E PROVVEDIMENTI SANZIONATORI

Qualora dalle verifiche delle segnalazioni condotte ai sensi del presente documento si riscontri un comportamento illecito ascrivibile a personale dipendente, la Società agirà con tempestività ed immediatezza, attraverso misure e provvedimenti sanzionatori adeguati e proporzionati, tenuto conto della gravità nonché della rilevanza penale di tali comportamenti e dell’instaurazione di un procedimento penale nei casi in cui costituiscano reato ai fini della normativa nazionale vigente.

Qualora le indagini condotte evidenzino comportamenti dolosi/colposi in capo a soggetti terzi, che hanno avuto e/o hanno in essere rapporti con la Società, la stessa agirà tempestivamente disponendo tutte le misure individuate come necessarie per la propria tutela.